U bent hier:

Technieken voor het produceren van Toegankelijke Office Documenten: Microsoft Powerpoint 2010

Datum van deze versie: 25 november 2014
Recentste Engelse versie (HTML):
http://inclusivedesign.ca/accessible-office-documents/powerpoint2010

Inhoudsopgave

Gebruikersinstructies

Inleiding

Op het ogenblik van deze test (30 september 2010), biedt Powerpoint 2010 een aantal toegankelijkheidsfaciliteiten, die voldoen om vlot toegankelijke digitale office documenten te produceren. Bovendien biedt Powerpoint 2010 ook een toegankelijkheidscontrolefunctie.

Wat is een 'Office Document'?

Als je, bij het werken met Powerpoint 2010, de toegankelijkheidstechnieken toepast, produceer je documenten die:

Opgelet! Ook als je formulieren, webpagina's, applicaties of andere dynamische en/of interactieve content wil maken, zullen deze technieken bruikbaar zijn. Toch raden we in dat geval aan om ook de W3C-WAI webtoegankelijkheidsrichtlijnen (WCAG 2.0) te raadplegen, want deze zijn specifiek gericht op dynamische en/of interactieve content.

Bestandsformaten

Het standaard bestandsformaat van Powerpoint 2010 is Office Open XML (PPTX).

Daarnaast biedt Powerpoint 2010 de mogelijkheid om een document in diverse andere bestandsformaten (tekstverwerking, web, ') te bewaren. Deze andere bestandsformaten hebben we niet getest op toegankelijkheid. Maar voor volgende formaten bieden we toch wat informatie en/of instructies in Techniek 12: 'Bewaren/Exporteren naar andere formaten' (zie verder):

Info voor niet-muisgebruikers

We hebben gepoogd om de toegankelijkheidstechnieken zodanig te formuleren dat ze bruikbaar zijn door alle office gebruikers, ook voor wie geen muis gebruikt. Voor de duidelijkheid zijn er toch passages waar je enkel muisgebaseerde uitleg vindt. Daarom geven we de toetsenbordalternatieven mee voor muis-terminologie:

*Rechter muisklik: Om een rechter klik te geven via het toetsenbord, selecteer je eerst het object met de Shift + pijltjestoetsen. Daarna druk je ofwel de 'Rechter-Kliktoets' (sommige toetsenborden hebben zo'n toets, rechts van de spatiebalk) ofwel Shift+F10.

Verantwoording en testdetails

Het toepassen van deze technieken zal de toegankelijkheid van uw documenten drastisch verhogen, maar het garandeert niet de toegankelijkheid voor om het even welke mogelijke vorm van leesbeperking. Voor documenten waarbij je meer zekerheid wil over de toegankelijkheid, is het aanbevolen ze uit te proberen samen met de eindgebruiker met zijn specifieke leesbeperking, ook met gebruikers van schermuitleesprogramma's.

De toepassingsspecifieke stappen en schermafbeeldingen in dit document zijn gemaakt in november 2014 met Microsoft Powerpoint 2010  en Windows 7 en werden bewaard als een HTML-document.

Dit document is louter informatief bedoeld en is noch een aanbeveling, noch een waterdichte garantie op succes. Mocht je fouten vinden in dit document, dan kan je die melden via het contactformulier van AnySurfer.

Techniek 1: Gebruik toegankelijke sjablonen

Bij het maken van een nieuw officedocument vertrek je van een kant en klaar sjabloon. Zo'n sjabloon kan zo simpel zijn als een wit blad, maar het kan ook een complex document zijn met kant en klare tekstblokken, paginaopmaak, grafische elementen en andere inhoud. Zo is een sjabloon voor het verslag van een vergadering bijvoorbeeld al voorzien van een relevante koppenstructuur en een kop 'Afspraken' met daaronder een tabel waarin afspraken en deadlines genoteerd kunnen worden.

Doordat sjablonen heel wat nuttige voorzieningen bieden voor diverse documenttypes, is het belangrijk dat al deze voorzieningen voldoen aan toegankelijkheidsvereisten. Als je daaraan twijfelt, kun je een document op basis van het sjabloon best even checken op toegankelijkheid (zie ook Techniek 11), alvorens het veelvuldig te gebruiken.

Het standaard sjabloon voor nieuwe documenten in Powerpoint 2010 is een lege pagina. De standaard installatie van Powerpoint 2010 biedt verder lege sjablonen voor visitekaartjes, voor etiketten en voor andere office-gerelateerde documenten. Oningevuld zijn al deze sjablonen min of meer toegankelijk.

Het is mogelijk om met Powerpoint 2010, vanaf een blanco pagina, je eigen toegankelijke sjablonen te maken. Bovendien kan je, op basis van de toegankelijkheidstechnieken in dit document, bestaande sjablonen aanpassen en ze bewaren als nieuwe sjablonen.

Een toegankelijk sjabloon maken

  1. Creëer een nieuw document (vanuit het standaard blanco of ander sjabloon).
  2. Zorg ervoor dat je, bij het maken van het nieuw sjabloon, alle toegankelijkheidstechnieken uit dit document respecteert.
  3. Als het nieuwe sjabloon klaar is, controleer het dan op toegankelijkheid (zie ook Techniek 11).
  4. Open het lint Bestand en klik op de optie Opslaan Als in het linker paneel.
  5. Kies de map Sjablonen in het linker paneel.
  6. In het menu Opslaan als kies je Powerpoint sjabloon.
  7. In het veld Bestandsnaam typ je een naam voor het nieuwe sjabloon.
    Gebruik een betekenisvolle naam voor het sjabloon (bijvoorbeeld 'Toegankelijk sjabloon briefhoofd'). Zo benadruk je het toegankelijk karakter van de sjablonen.
    Door in het veld Labels de term 'Toegankelijk' in te vullen, kan je nadien makkelijk alle toegankelijke sjablonen terugvinden met de zoekfunctie.
  8. Klik op de knop Opslaan.

Een toegankelijk sjabloon selecteren

Belangrijk: Volg deze stappen alleen als je weet (omdat je ze zelf maakte) dat er toegankelijke sjablonen beschikbaar zijn. Anders is het beter van een volledig blanco sjabloon te vertrekken.

  1. Open het lint Bestand en klik op de optie Nieuw in het linker paneel.
  2. Onder het kopje Beschikbare sjablonen klik je op Mijn sjablonen.
  3. In het dialoogvenster Nieuw selecteer je het gewenste toegankelijk sjabloon.
  4. Klik op OK.
  5. Er zal een nieuw document geopend worden op basis van het gekozen sjabloon. Als het gekozen sjabloon voldeed aan de toegankelijkheidstechnieken, dan zal uw nieuw leeg document toegankelijk zijn. Maar wanneer je nadien inhoud (zoals tekst, afbeeldingen, diagrammen,') toevoegt aan dat document, dan is het aan jou als redacteur om hierbij steeds de toegankelijkheidstechnieken te respecteren.

Techniek 2: Geef de taal van het document op

Om het voor hulpmiddelen (zoals schermuitleesprogramma's) mogelijk te maken een document accuraat weer te geven, is het belangrijk om de natuurlijke taal van het document te definiëren. Ook als de taal van slechts één paragraaf of tekstfragment afwijkt van de taal van de rest van het document, is het nodig om deze taalwijziging aan te geven. Op deze manier weet het schermuitleesprogramma dat het de taal van de spraaksynthese moet aanpassen.

Wijzig de standaardtaal voor Powerpoint

  1. Open het lint Bestand en klik op de optie Opties in het linker paneel.
  2. Klik op de optie Taal in het linker paneel van het dialoogvenster Opties voor Powerpoint.
  3. Onder het kopje Bewerkingstalen kiezen, selecteer je de taal die je wil toekennen aan je document.
    Belangrijk: als jouw taal niet in de lijst staat, kan je die toevoegen door ze in het menu [Extra bewerkingstaal toevoegen] te selecteren en op de knop Toevoegen te klikken.
  4. Klik op de knop Als standaard instellen.
  5. Sluit alle Office 2010 toepassingen en open ze opnieuw om de gewijzigde instellingen toe te passen.

     

Powerpoint 2010 beschikt over een automatische taaldetectie, die de taal van je document kan achterhalen. Als je een deel van het document in een andere taal typt dan de rest van het document, dan zal Powerpoint 2010 automatisch de juiste taal aan dat tekstfragment koppelen.

Wijs een taal toe aan een geselecteerd tekstfragment

  1. Selecteer de tekst waarvoor je de taal wil aanduiden.
  2. Open het lint Controleren.
  3. Klik op de knop Taal in de sectie Taal.
  4. In het uitklapmenu klik je op Controletaal instellen.
  5. In het dialoogvenster Taal, selecteer je de gewenste taal in de lijst Geselecteerde tekst markeren als.
  6. Klik op de knop OK.

Techniek 3: Gebruik de ingebouwde opmaak en stijl elementen

PowerPoint 2010 voorziet geen "echte koppen" of "stijlen" zoals Word 2010.

3.1 Gebruik de ingebouwde Dia opmaak

In de plaats van elke dia te maken vanuit een blanco dia controleer je best of er geen geschikte indeling beschikbaar is.

Belangrijk: De ingebouwde indelingen kunnen meer toegankelijk zijn voor gebruikers van hulpmiddelen omdat deze technologiëen soms de zwevende elementen op de dia lezen in de volgorde waarop ze op de dia geplaatst werden. De ingebouwde indelingen zijn hier meestal op voorzien (bijvoorbeeld eerst "Titel" gevolgd door andere elementen van links naar rechts en boven naar onder). Als je van nul een eigen dia opbouwt kan het soms moeilijk zijn om bij te houden in welke volgorde de elementen geplaatst werden.

"Echte indeling" toepassen op een dia

  1. Open het lint Start
  2. Klik op de Indeling knop in de sectie Dia
  3. Selecteer de indeling die je wilt gebruiken uit het dropdown-menu

3.2 Een diamodel aanpassen

Als een indeling aangepast moet worden is het aangeraden dat je een diamodel gebruikt.

Elke dia indeling in een presentatie wordt gedefinieerd aan de hand van het diamodel. Een diamodel bepaalt de opmaak stijl voor verschillende elementen in de dia indeling. Dit omvat lettertypes, lettertekenopmaak en de positionering van elementen. Samengevat dient elk diamodel als een ontwerp sjabloon voor de dia indeling.

Als je om het even welk aspect van de dia indeling aanpast in het diamodel zal de aanpassing toegepast worden op alle dia's die gemaakt werden gebaseerd op het diamodel. Daarom is het goed om de gewoonte aan te nemen om het diamodel aan te passen en de dia indelingen te gebruiken vooraleer individuele dia's aan te maken. Het is essentieel dat je diamodellen maakt en gebruikt die voldoen aan de toegankelijkheidsvoorwaarden beschreven in dit document.

Een diamodel maken of aanpassen

  1. Open het lint Beeld
  2. Klik op het Diamodel icoon in de sectie Modelweergaven
  3. Het huidige diamodel met zijn geassocieerde indelingen verschijnt. Belangrijk: Als je in Beeldoptie Normaal kijkt dan is het diamodel het grotere diabeeld in het dia paneel. De geassocieerde indelingen zie je onder het diamodel gepositioneerd.
  4. Pas het diamodel en de geassocieerde indelingen aan volgens uw noden (bijvoorbeeld design toepassen, kleuren thema's, lettertypes, effecten, achtergronden). Verzeker u ervan dat uw aanpassingen voldoen aan de toegankelijkheids voorwaarden.
  5. Ga naar Bestand, Opslaan als
  6. Geef een naam in  bij het veld Bestandsnaam
  7. In het menu Opslaan als kies je PowerPoint sjabloon
  8. Klik op Opslaan
  9. In het lint Diamodel, in de sectie Sluiten, klik op Modelweergave sluiten

Techniek 4: Stel een logische tabvolgorde in

Veel presentatie programma's creëren inhoud samengesteld uit zo goed als allemaal zwevende objecten. Dit betekent dat ze het onderscheid tussen in-line inhoud en zwevende objecten zoals tekstvakken, afbeeldingen,... vermijden wat voor toegankelijkheids problemen kan zorgen.

Wanneer je echter met zwevende objecten werkt is het belangrijk om er zich van bewust te blijven dat de manier waarop de objecten in 2 dimensies visueel voorgesteld worden op het scherm sterk kan afwijken van de manier waarop ze uitgelezen worden door een schermuitleesprogramma of navigeerbaar zijn voor toetsenbord gebruiker. De volgorde waarin de inhoud staat voor navigatie wordt "tabvolgorde" genoemd omdat vaak de "tab" toets gebruikt wordt om van het ene zwevende element naar het andere te navigeren.

Tips voor instellen van een logische tabvolgorde voor zwevende objecten

Tabvolgorde instellen via het selectiepaneel

  1. Open het lint Start.
  2. Klik op Schikken > Selectiedeelvenster in de sectie Tekenen.
  3. In het paneel Selectie en zichtbaarheid staan alle elementen op de dia opgelijst in een omgekeerd chronologische volgorde onder Vormen op deze dia
  4. Elementen kunnen herschikt worden met de Opnieuw rangschikken knoppen onderaan het paneel.
    Belangrijk: de tabvolgorde begint onderaan de lijst en gaat tabgewijs omhoog.

Techniek 5: Gebruik notities bij dia's

Een handige mogelijkheid bij presentaiteprogramma's is de optie om notitie's toe te voegen aan dia's, die dan kunnen gelezen worden door hulpmiddelen. Je kan deze notitie's gebruiken om de inhoud van je dia uit te leggen of verder te beschrijven in tekstformaat. Je kan deze notitie's toevoegen tijdens de opbouw van je presentatie.

Notitie's toevoegen aan je dia's

  1. Open het lint Beeld.
  2. Klik op Normaal in de sectie Presentatieweergaven om er voor te zorgen dat het notitiepaneel in beeld is.
    Belangrijk: Je kan dan via Start toegang krijgen tot opmaak mogelijkheden.
  3. Het Notitie paneel vind je onderaan het venster, onder de dia.
  4. Type en maak je notitie's op binnen het Notitie paneel onder elke dia.

Techniek 6: Voorzie tekstalternatieven bij afbeeldingen en grafische objecten

Als je afbeeldingen of andere grafische objecten (zoals diagrammen, kaarten, grafieken,') in een document gebruikt, dan is het belangrijk dat de informatie die je met de afbeelding wil overbrengen, ook beschikbaar is voor wie de afbeelding niet kan zien. Dit doe je door een beknopt tekstalternatief toe te voegen aan elke afbeelding.

Als de afbeelding te complex is (te veel inhoudelijke informatie omvat) voor een beknopte omschrijving (een stratenplan, een organigram,'), dan voorzie je naast het beknopt tekstalternatief ook een uitvoerige beschrijvende tekst.

Tips bij het schrijven van een beknopt tekstalternatief

  • Zoek een antwoord op de vraag: 'Welke informatie bevat de afbeelding?'.
  • Als de afbeelding geen betekenisvolle informatie bevat, laat het tekstalternatief dan leeg.
  • Als de afbeelding betekenisvolle informatie bevat, zorg er dan voor dat al die informatie beschreven wordt.
  • Houd de alternatieve tekst eerder kort, bij voorkeur niet langer dan 40 tekens.
  • Als er een langere beschrijving nodig is (bijvoorbeeld bij een diagram, een stratenplan,'), voorzie dan eerst een korte beschrijving in het tekstalternatief (die niet noodzakelijk alle inhoudelijke informatie bevat), aangevuld met een uitvoerige beschrijvende tekst (zie verder).
  • Test de deugdelijkheid van uw beknopte tekstalternatieven door het document (waarbij de afbeeldingen zijn vervangen door de beknopte tekstalternatieven) te laten nalezen door een buitenstaander.

Tips bij het schrijven van een uitvoerige beschrijvende tekst

  • Een uitvoerige beschrijvende tekst moet gebruikt worden als een beknopt tekstalternatief niet alle inhoudelijke informatie kan bevatten. Of met andere woorden: wanneer de vraag 'Welke informatie bevat de afbeelding?' niet kan beantwoord worden door een beknopt tekstalternatief.
  • Voor veel complexe afbeeldingen kan de techniek van 'vocale beschrijving' aangewezen zijn, waarbij je in detail in je eigen woorden beschrijft wat er in de afbeelding te zien is (bijvoorbeeld voor een kunstwerk, en architecturaal beeld,'). Hou je bij de vocale beschrijving strikt bij wat er te zien is en voeg geen eigen veronderstellingen of interpretaties toe.
  • Een goede benadering bij het formuleren van een uitvoerige beschrijvende tekst, is jezelf in te beelden dat je iemand de afbeelding aan het uitleggen bent tijdens een telefoongesprek.
  • Zorg ervoor dat ook het beknopt tekstalternatief geboden wordt. Aan de hand hiervan kan een hulpmiddelengebruiker beslissen of hij/zij ook de uitvoerige beschrijvende tekst wil lezen.

Bij wijze van alternatief kan je alles ook omkeren. Je kan alle informatie die de afbeeldingen bieden, gewoon verwerken in de tekst van het document. Zo krijgen de afbeeldingen een louter illustratief karakter en mist de lezer niets wanneer hij/zij het document leest. Je hoeft dan strikt gezien geen tekstalternatieven te voorzien. Toch blijft ook dan het toevoegen van een tekstalternatief een 'good practice'.

Een tekstalternatief toevoegen aan een afbeelding of grafisch object

  1. Geef een rechtermuisklik* op de afbeelding of het grafisch object.
  2. Klik op Afbeelding opmaken
  3. Klik op Alternatieve Tekst in het linker paneel van het dialoogvenster Afbeelding opmaken.
  4. In het veld Titel vul je het beknopt tekstalternatief in. Als er ook een uitvoerige beschrijvende tekst nodig is (bijvoorbeeld bij een diagram of grafiek), dan typ je die in het veld Beschrijving (maar ook dan blijft een titel noodzakelijk).

Opgelet! Op het ogenblik van de test [30 september 2010] worden, na een export naar een HTML-bestand, de Titel en de Beschrijving samengevoegd tot één enkel HTML attribuut.

Techniek 7: Gebruik de aangeboden structuurelementen

7.1 Tabellen

Als je tabellen in een document gebruikt, is het belangrijk dat die duidelijk en op een correcte manier worden gestructureerd. Dit bevordert de verstaanbaarheid van de informatie in de tabellen en zorgt ervoor dat de gebruiker van een schermuitleesprogramma contextuele informatie (rijhoofding, kolomhoofding) krijgt bij het uitlezen van de tabelinhoud.

Tips voor toegankelijke tabellen

Een tabel met veldnamen toevoegen

  1. Open het lint Invoegen.
  2. Klik op Tabellen in de sectie Tabellen.
  3. Selecteer in het uitklapmenu het aantal rijen en kolommen waaruit de tabel moet worden opgebouwd.
  4. Selecteer de zonet gemaakte tabel, waardoor er het lint Hulpmiddelen voor tabellen verschijnt.
  5. Net onder Hulpmiddelen voor tabellen klik je op Ontwerpen.
  6. In de sectie Opties voor Tabelstijlen, vink je het aankruisvakje bij Veldnamenrij aan.
    Belangrijk: Houd tabellen liefst zo eenvoudig mogelijk door slechts één rij veldnamen te definiëren.

Opgelet! Momenteel wordt de locatie van de veldnamenrij niet goed door Powerpoint 2010 doorgegeven aan schermuitleesprogramma's. Om dit voor het schermuitleesprogramma Jaws te omzeilen, stellen we de volgende stappen voor:

Voor JAWS duidelijk maken dat een tabelrij een veldnamenrij is:

  1. Plaats de cursor in één van de cellen van de veldnamenrij.
  2. Open het lint Invoegen.
  3. Klik op Bladwijzer in de sectie koppelingen.
  4. Typ 'KolomTitel' in het veld Bladwijzernaam druk op Enter.
    Belangrijk: Markeer slechts één cel in de rij.

7.2. Opsommingslijsten

Als je opsommingslijsten maakt, is het belangrijk dat je die als 'echte lijsten' definieert. Anders interpreteert een schermuitleesprogramma de lijst-items als afzonderlijke korte alinea's in plaats van als een gestructureerde en samenhangende lijst met van gerelateerde items.

Genummerde of niet genummerde lijsten creëren

  1. Open het lint Start.
  2. In de sectie Alinea klik je op de knop Opsommingstekens als je een ongenummerde lijst wil creëren of op de knop Nummering als je een genummerde lijst wil creëren.
  3. Om zelf te bepalen welk opsomminsteken of wel soort van nummering toegepast moet worden, klik je op het pijltje naast één van deze beide knoppen.
  4. Selecteer vervolgens het gewenste formaat in het uitklapmenu Bibliotheek.

Lijstformaten aanpassen

  1. Open het lint Start.
  2. In de sectie Alinea klik je op de pijl rechts van de knop Opsommingstekens (voor een ongenummerde lijst) of rechts van de knop Nummering (voor een genummerde lijst).
  3. Selecteer Nieuw opsommingsteken definiëren om een nieuw formaat voor ongenummerde lijsten te creëren.
  4. Selecteer Nieuwe nummeropmaak definiëren om een nieuw formaat voor genummerde lijsten te creëren.
  5. In de dialoogvensters Nieuw opsommingsteken definiëren of Nieuwe nummeropmaak definiëren kan je de kenmerken voor het gewenste lijstformaat instellen.
  6. Klik op OK.

7.3 Kolommen

Als je tekst in kolommen wil vormgeven, doe dat dan enkel met de functie Kolommen.
Belangrijk: Omdat kolommen soms een hele uitdaging zijn voor hulpmiddelengebruikers, zou het beter zijn om geen kolommen te gebruiken als dat niet strikt noodzakelijk is.

7.4 Documenttitel

Als een document bedoeld is voor omzetting naar een HTML-document (webpagina), dan moet het een betekenisvolle, beschrijvende titel krijgen. Een betekenisvol gekozen documenttitel kan bovendien voor de ervaren hulpmiddelengebruiker een nuttig navigatie-instrument vormen.

De titel voor een document opgeven

  1. Open het lint Bestand.
  2. Klik op de optie Info in het linker paneel.
  3. In het rechter paneel, klik je in het tekstveld Titel.
  4. Type een Titel in.
    Belangrijk: De titel die je hier opgeeft is niet hetzelfde als de naam waaronder je het document bewaart. Het staat ook los van de sjabloonnaam (zie ook Techniek 1) waarop je document eventueel gebaseerd is.

Techniek 8: Maak toegankelijke grafieken

Grafieken kan je gebruiken om gegevens begrijpelijker voor te stellen. Het is echter van groot belang dat gegevens die de grafiek bevatten, toegankelijk zijn voor alle lezers van het document. Alle basis toegankelijkheidsinspanningen die je voor de rest van je document doet, moet je ook toepassen op je grafieken en de gegevens in die grafieken. Gebruik bijvoorbeeld vorm 'n kleur in plaats van kleur alleen om informatie over te brengen. Bovendien moet je nog een paar extra stappen zetten, die garanderen dat de inhoud van een grafiek correct gelabeld wordt. Dergelijke labels geven de gebruiker referentiepunten die hem helpen om de info in de grafiek correct te interpreteren.

Een grafiek aanmaken

  1. Open het lint Invoegen.
  2. In de sectie Illustraties, klik je op de knop Grafiek.
  3. In het dialoogvenster Grafiek invoegen selecteer je het gewenste type grafiek.
  4. Klik op de knop OK.
  5. Vervolgens krijg je een datablad waarin je de waarden voor je grafiek invoert.
  6. Sluit het datablad.
    Belangrijk: In stap 5 krijg je eigenlijk een Excel document met de titel 'Grafiek in Microsoft Word', waarin je de gegevens voor de grafiek kan ingeven. Door het Excel venster daarna gewoon te sluiten, worden gegevens gebruikt voor je grafiek in het Word document.

Titels en labels toevoegen aan een grafiek

  1. In het lint Hulpmiddelen voor grafieken, klik je op het submenu Indeling.
  2. In de sectie Labels, klik je op het soort titel of label dat je wil toevoegen: Grafiektitel, Astitels, Gegevenslabels

Een voorgedefinieerde grafiekstijl toepassen

  1. In het lint Hulpmiddelen voor grafieken, klik je op het submenu Ontwerpen.
  2. In de sectie Grafiekstijlen, kies je een voorgedefinieerde Grafiekstijl uit het galerijmenu.

Het diagramtype wijzigen naar een ander voorgedefinieerd type

  1. In het lint Hulpmiddelen voor grafieken, klik je op het submenu Ontwerpen.
  2. In de sectie Type, klik je op de knop Ander grafiektype.
  3. In het dialoogvenster Grafiektype wijzigen selecteer je het gewenste grafiektype in het linker paneel en vervolgens klik je op de gewenste grafiekopmaak in het rechter paneel.
  4. Klik op de knop OK.
  5. Een nieuwe grafiekopmaak wordt toegepast op de gegevens uit de originele grafiek.

Nog een paar bedenkingen bij grafieken

Techniek 9: Maak de inhoud beter zichtbaar

9.1 Vormgeving van tekst

Bij het vormgeven van tekst (en zeker als die tekst afgedrukt moet worden), tracht je:

Opgelet! Maar kunnen gebruikers dan niet gewoon inzoomen? Office toepassingen bieden meestal toegankelijkheidsfaciliteiten (zoals de mogelijkheid om in te zoomen of contrastverhogende ondersteuning) voor de gebruiker. Meer zelfs, de meeste slechtzienden gebruiken speciaal voor hen ontworpen vergrotingsprogramma's.
Maar omdat veel documenten bedoeld zijn om af te drukken, waarbij deze toegankelijkheidsfaciliteiten wegvallen, is het aanbevolen om toch rekening te houden met een goede tekengrootte, goede contrasten,'

9.2 Gebruik goede contrasten

De visuele presentatie van tekst en tekstafbeeldingen moeten een contrastratio van ten minste 4.5:1 hebben. Met de volgende voorbeelden van telkens verschillend gekleurde tekst op een witte achtergrond, proberen we een idee te geven van goede en slechte contrastratio's:

Gebruik ook steeds een egaal gekleurde achtergrond en dus geen achtergrond met een patroon of geen afbeelding of foto als achtergrond.

Om na te gaan of de kleuren die je in een document gebruikt, voldoende contrasterend zijn, kan je online contrast checkers gebruiken, zoals:

9.3 Vermijd het gebruik van alleen kleur

Alleen kleuren gebruiken om op een visuele manier informatie over te brengen, een actie aan te geven of een object visueel te onderscheiden, is uit den boze. Mensen met een verminderde kleurperceptie mislopen daardoor immers informatie.
Als je wil contoleren of er in je document toch kleur gebruikt wordt om betekenisvolle informatie over te brengen, kan je daarvoor een schermafbeelding maken van je document en dit checken door toepassing van een online tool, die je schermafbeelding omzet naar grijswaarden. Een mogelijke tool hiervoor is:

GrayBit v2.0: Grayscale Conversion Contrast Accessibility Tool

9.4 Baseer je niet enkel op zintuiglijke waarneming om inhoud te begrijpen

Als je in je tekst instructies geeft die helpen om het document te begrijpen en gebruiken, dan mogen die niet enkel steunen op zintuiglijke kenmerken, zoals kleuren of vormen. Twee voorbeelden om dit te verduidelijken:

9.5 Vermijd tekstafbeeldingen

Overweeg eerst of het mogelijk is om tekst als 'echte tekst' in je document op te nemen, alvorens een grafisch element te gebruiken om die tekst weer te geven (bijvoorbeeld om zeker te zijn van een bepaalde lettertype/kleurcombinatie). Als dat niet mogelijk is (bijvoorbeeld voor tekst in een logo waaraan je niets mag wijzigen, zorg dan zeker voor een correct gedefinieerd tekstalternatief (zie ook Techniek 3).

Techniek 10: Maak de inhoud makkelijker te begrijpen

10.1 Gebruik 'klare taal'

Door de nodige aandacht en zorg te besteden aan een consistente vormgeving, zal het document beter toegankelijk, vlotter navigeerbaar en makkelijker interpreteerbaar zijn voor alle gebruikers:

In Vlaanderen kunnen we twee bronnen aanbevelen die uitvoerig uitleggen hoe je 'klare taal' gebruikt:

10.2 Koppel hyperlinks steeds aan een betekenisvol tekstfragment

Hyperlinks kunnen een zeer krachtig navigatie-instrument bieden, als ze de gebruiker een goed beeld geven waarnaar ze verwijzen. Zo niet, dan vormen hyperlinks eerder hindernissen die slechts met vallen en opstaan kunnen worden genomen.

Om zeker te zijn dat de lezer van jouw document het doel van een hyperlink begrijpt, zorg je ervoor dat de linktekst betekenisvol is, als je die buiten de context van het document zou lezen. Het is bijvoorbeeld niet goed om 'Meer informatie' als linktekst te gebruiken in de zin: 'Meer informatie over de trein- en busregelingen vindt u hier'. Je kan de link dan beter koppelen aan de tekst 'trein- en busregelingen'.

Om ook het webadres van een link duidelijk te maken wanneer het document wordt afgedrukt, kan je het URL tussen haakjes bij de hyperlink typen.

Een hyperlink toevoegen, gekoppeld aan een betekenisvolle linktekst

  1. Typ (of plak) een webadres in uw document en druk op de spatiebalk of op Enter om automatisch een hyperlink van de tekst te maken.
  2. Als je manueel een link wil toekennen aan een tekstfragment, selecteer dan die tekst en geef er een rechter muisklik* op.
  3. Klik op Hyperlink (Ctrl + K).
  4. In het linker paneel van het dialoogvenster Hyperlink invoegen kies je waar je wil naartoe linken (een webpagina, een plaats in je document, een ander document of een e-mailadres). Daarna geef je de details van de link op in het rechtergedeelte van dit dialoogvenster.

Techniek 11: De toegankelijkheid checken

Als je de toegankelijkheid van jouw document of sjabloon (zie ook Techniek 1) wil controleren, dan biedt Powerpoint 2010 daarvoor de functie 'Toegankelijkheid controleren' aan. Deze licht het document door op basis van een set toegankelijkheidsrichtlijnen en brengt problemen aan het licht die een hulpmiddelengebruiker zouden kunnen hinderen.

De functie 'Toegankelijkheid controleren' kent volgende beoordelingen

Meer info over de functie Toegankelijkheid controleren en het rapport dat deze functie genereert, vind je in de helpfunctie van Powerpoint 2010. Zoek in de hulpfunctie op 'toegankelijkheid controleren' in het zoekveld van de helpfunctie.

De functie 'Toegankelijkheid controleren' gebruiken

Om een beeld te krijgen over de toegankelijkheid van je document of sjabloon (zie ook Techniek 1), kan je ook overwegen om het document te exporteren naar een HTML- of PDF-document en dat alternatief formaat te testen op toegankelijkheid, zoals hieronder beschreven.

De toegankelijkheid van HTML (laten) checken

Een andere optie bestaat erin je document in het HTML-formaat te bewaren (zie ook Techniek 12) en één van de online beschikbare checkers voor webtoegankelijkheid te gebruiken, zoals:

Je kan desgewenst je HTML-document ook laten screenen op toegankelijkheid door AnySurfer.

De toegankelijkheid van PDF checken

Je kan, na export naar een 'tagged' PDF-versie (zie ook Techniek 12), ook een controle laten uitvoeren op die PDF. Er zijn twee tools beschikbaar om op PDF-toegankelijkheid te testen:

Opgelet! Het testen van een geëxporteerd PDF-document zal doorgaans een minder accuraat resultaat opleveren dan een controle op het originele Powerpoint-document.

De toegankelijkheid van PDF checken met Adobe Acrobat Professional

  1. Kies de menu-optie: Geavanceerd > Toegang > Volledige Controle
  2. In het dialoogvenster Volledige Toegankelijkheidscontrole vink je alle Opties voor controle aan.
  3. Klik op de knop Controle starten.
    Dit resulteert in een gedetailleerd rapport met de resultaten van de toegankelijkheidstest.

Techniek 12: Toegankelijkheidsfaciliteiten bij bewaren/exporteren naar andere formaten

Soms zijn extra stappen nodig om te verzekeren dat de toegankelijkheidsinspanningen behouden blijven bij het exporteren naar een andere dan het Powerpoint bestandsformaat.

PDF

Opgelet! Niet elk PDF-document is toegankelijk. Toegankelijke PDF-documenten worden ook wel eens 'tagged' PDF-documenten genoemd, omdat ze zogenaamde 'tags' bevatten, die het document de nodige structuur meegeven om vlot toegankelijk te zijn. Onderstaand stappenplan kan je gebruiken om je te PDF-document te beoordelen op toegankelijkheid (zie ook Techniek 11).

  1. Open het lint Bestand.
  2. Klik op Opslaan als.
  3. In het veld Bestandsnaam type je een naam voor het bestand.
  4. Kies in het uitklapmenu Opslaan als voor PDF of XPS-document.
  5. Klik op de knop Opties.
  6. In het dialoogvenster Opties zorg je ervoor dat het aankruisvakje Labels voor documentstructuur voor toegankelijkheid onder het kopje Inclusief niet-afdrukbare informatie aangevinkt staat.
  7. Klik achtereenvolgens op de knoppen OK en Opslaan.

     

HTML

  1. Open het lint Bestand.
  2. Klik op Opslaan als.
  3. In het veld Bestandsnaam type je een naam voor het bestand.
  4. Kies Webpagina in het uitklapmenu Opslaan als.
  5. Geef een betekenisvolle paginatitel op in het veld Paginatitel.
  6. Klik op Opslaan.
  7. Controleer op toegankelijkheid (zie ook Techniek 11).

Een HTML-bestand opschonen

Belangrijk: het is natuurlijk perfect mogelijk om een HTML-editor naar keuze te gebruiken om de HTML-code op te schonen.

Techniek 13: Overweeg toegankelijkheidsondersteunende toepassingen of plug-ins

Opgelet: Deze lijst met toepassingen en plug-ins is puur informatief en dus niet als aanbeveling bedoeld. We garanderen ook niet dat deze producten positieve resultaten opleveren. De lijst heeft ook niet de pretentie exhaustief te zijn.

Volgende toegankelijkheids-gerelateerde plug-ins vonden we voor Powerpoint 2010:

Hulp bij een toegankelijk gebruik

Meer informatie over de toegankelijkheidsfaciliteiten die Powerpoint 2010 biedt om beter bruikbaar te zijn voor gebruikers met een beperking, vind je in de hulpfunctie van Powerpoint:

  1. Open het lint Bestand.
  2. Klik op Help in het rechter paneel.
  3. In de sectie Ondersteuning klik je op het Help pictogram.
  4. In het Venster Help voor Powerpoint zoek je op de zoekterm 'Toegankelijkheid'.

Referenties en Bronnen

  1. Microsoft Powerpoint 2010 Help
  2. Microsoft Powerpoint 2010 Online Accessibility Center
  3. Andrew Godwin, http://www.mail-archive.com/jaws-users-list@googlegroups.com/msg01713.html

Dankwoord

Dit document werd geproduceerd binnen het Accessible Digital Office Document (ADOD) Project.

Dit project is een initiatief van Inclusive Design Research Centre, OCAD University, dat deel uitmaakt van een EnAbling Change Partnership project met Government of Ontario en UNESCO (United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization).

Partner logos: UNESCO-United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization, the Government of Ontario and the Inclusive Design Research Centre (OCAD University)

Verantwoording

Originele titel van dit document: 'Authoring Techniques for Accessible Office Documents:
Microsoft Powerpoint 2010'. Dit document is origineel gepubliceerd in het Engels in 2011 door het 'Inclusive Design Research Centre' (IDRC), met de steun van de Communication and Information Sector van UNESCO.
De gebruikte benamingen en de presentatie van het materiaal in deze publicatie drukken geenszins een opinie van de UNESO uit, aangaande de rechtspositie van een land, grondgebied of stad of van zijn autoriteiten op het vlak van de afbakening van grenzen.
De auteur is verantwoordelijk voor de keuze en presentatie van de inhoudelijke topics en opinies in dit document, die niet noodzakelijk de opinie van UNESCO is.
De Nederlandse versie van deze publicatie werd gerealiseerd onder de verantwoordelijkheid van het AnySurfer-project van Blindenzorg Licht en Liefde vzw. Blindenzorg Licht en Liefde is volledig verantwoordelijk voor de kwaliteit van de vertaling naar het Nederlands. Hoewel we deze vertaling met grote zorg hebben uitgevoerd, kunnen we eventuele vertaalfouten niet uitsluiten. Mocht u toch fouten vinden in dit document, dan kan u dit steeds melden via het contactformulier van AnySurfer.

logo anysurfer Logo Blindenzorg Licht en Liefde vzw

Copyright ' 2011 Inclusive Design Research Centre, OCAD University

Deze publicatie mag in gedrukte of elektronische vorm gereproduceerd en verspreid worden op voorwaarde dat:
(a) de reproductie gratis aangeboden wordt; en
(b) de in reproductie de sectie "Versie" behouden blijft; en
(c) de in reproductie de sectie "Dankwoord" behouden blijft; en
(d) de reproductie deze copyright vermelding ongewijzigd overneemt.

Copyright ' 2011 Inclusive Design Research Centre, OCAD University

This material may be reproduced and distributed in print or electronic format only as long as:
(a) the reproduction is offered at no cost to the recipients; and
(b) the reproduction must preserve the "Version" section; and
(c) the reproduction must preserve the "Acknowledgments" section; and
(d) the reproduction must preserve this copyright notice.