Blind D Mobiel home

U bent hier:

  1. Home
  2. Hulpmiddelen
  3. Toegankelijke documenten
  4. Technieken voor het produceren van Toegankelijke Office Documenten: Microsoft Excel 2010

Technieken voor het produceren van Toegankelijke Office Documenten: Microsoft Excel 2010

Datum van deze versie: 25 november 2014
Recentste Engelse versie (HTML): http://adod.idrc.ocad.ca/excel2010

Inhoudsopgave

Gebruikersinstructies

Inleiding

Op het ogenblik van deze test (30 september 2010), biedt Excel 2010 een aantal toegankelijkheidsfaciliteiten, die voldoen om vlot toegankelijke digitale office documenten te produceren. Bovendien biedt Excel 2010 ook een toegankelijkheidscontrolefunctie.

Wat is een 'Office Document'?

Als je, bij het werken met Excel 2010, de toegankelijkheidstechnieken toepast, produceer je documenten die:

Opgelet Ook als je formulieren, webpagina's, applicaties of andere dynamische en/of interactieve content wil maken, zullen deze technieken bruikbaar zijn. Toch raden we in dat geval aan om ook de
W3C-WAI webtoegankelijkheidsrichtlijnen (WCAG 2.0) te raadplegen, want deze zijn specifiek gericht op dynamische en/of interactieve content.

Bestandsformaten

Het standaard bestandsformaat van Excel 2010 is Office Open XML (XLSX).

Daarnaast biedt Excel 2010 de mogelijkheid om een document in diverse andere bestandsformaten (tekstverwerking, web,...) te bewaren. Deze andere bestandsformaten hebben we niet getest op toegankelijkheid. Maar voor volgende formaten bieden we toch wat informatie en/of instructies in Techniek 12: 'Bewaren/Exporteren naar andere formaten' (zie verder):

Info voor niet-muisgebruikers

We hebben gepoogd om de toegankelijkheidstechnieken zodanig te formuleren dat ze bruikbaar zijn door alle office gebruikers, ook voor wie geen muis gebruikt. Voor de duidelijkheid zijn er toch passages waar je enkel muisgebaseerde uitleg vindt. Daarom geven we de toetsenbordalternatieven mee voor muis-terminologie:

*Rechter muisklik: Om een rechter klik te geven via het toetsenbord, selecteer je eerst het object met de Shift + pijltjestoetsen. Daarna druk je ofwel de 'Rechter-Kliktoets' (sommige toetsenborden hebben zo'n toets, rechts van de spatiebalk) ofwel Shift+F10.

Verantwoording en testdetails

Het toepassen van deze technieken zal de toegankelijkheid van uw documenten drastisch verhogen, maar het garandeert niet de toegankelijkheid voor om het even welke mogelijke vorm van leesbeperking. Voor documenten waarbij je meer zekerheid wil over de toegankelijkheid, is het aanbevolen ze uit te proberen samen met de eindgebruiker met zijn specifieke leesbeperking, ook met gebruikers van schermuitleesprogramma's.

De toepassingsspecifieke stappen en schermafbeeldingen in dit document zijn gemaakt in november 2014 met Microsoft Excel 2010 en Windows 7 en werden bewaard als een HTML-document.

Dit document is louter informatief bedoeld en is noch een aanbeveling, noch een waterdichte garantie op succes. Mocht je fouten vinden in dit document, dan kan je die melden via het contactformulier van AnySurfer.

Techniek 1: Gebruik toegankelijke sjablonen

Bij het maken van een nieuw officedocument vertrek je van een kant en klaar sjabloon. Zo'n sjabloon kan zo simpel zijn als een wit blad, maar het kan ook een complex document zijn met kant en klare tekstblokken, paginaopmaak, grafische elementen en andere inhoud. Zo is een sjabloon voor het verslag van een vergadering bijvoorbeeld al voorzien van een relevante koppenstructuur en een kop 'Afspraken' met daaronder een tabel waarin afspraken en deadlines genoteerd kunnen worden.

Doordat sjablonen heel wat nuttige voorzieningen bieden voor diverse documenttypes, is het belangrijk dat al deze voorzieningen voldoen aan toegankelijkheidsvereisten. Als je daaraan twijfelt, kun je een document op basis van het sjabloon best even checken op toegankelijkheid (zie ook Techniek 11), alvorens het veelvuldig te gebruiken.

Het standaard sjabloon voor nieuwe documenten in Excel 2010 is een lege pagina. De standaard installatie van Excel 2010 biedt verder lege sjablonen voor visitekaartjes, voor etiketten en voor andere office-gerelateerde documenten. Oningevuld zijn al deze sjablonen min of meer toegankelijk.

Het is mogelijk om met Excel 2010, vanaf een blanco pagina, je eigen toegankelijke sjablonen te maken. Bovendien kan je, op basis van de toegankelijkheidstechnieken in dit document, bestaande sjablonen aanpassen en ze bewaren als nieuwe sjablonen.

Een toegankelijk sjabloon maken

  1. Creëer een nieuw document (vanuit het standaard blanco of ander sjabloon).
  2. Zorg ervoor dat je, bij het maken van het nieuw sjabloon, alle toegankelijkheidstechnieken uit dit document respecteert.
  3. Als het nieuwe sjabloon klaar is, controleer het dan op toegankelijkheid (zie ook Techniek 11).
  4. Open het lint Bestand en klik op de optie Opslaan Als in het linker paneel.
  5. Kies de map Sjablonen in het linker paneel.
  6. In het menu Opslaan als kies je Excel sjabloon.
  7. In het veld Bestandsnaam typ je een naam voor het nieuwe sjabloon.Gebruik een betekenisvolle naam voor het sjabloon (bijvoorbeeld 'Toegankelijk sjabloon inventaris'). Zo benadruk je het toegankelijk karakter van de sjablonen. Door in het veld Labels de term 'Toegankelijk' in te vullen, kan je nadien makkelijk alle toegankelijke sjablonen terugvinden met de zoekfunctie.
  8. Klik op de knop Opslaan.

Een toegankelijk sjabloon selecteren

Belangrijk: Volg deze stappen alleen als je weet (omdat je ze zelf maakte) dat er toegankelijke sjablonen beschikbaar zijn. Anders is het beter van een volledig blanco sjabloon te vertrekken.

  1. Open het lint Bestand en klik op de optie Nieuw in het linker paneel.
  2. Onder het kopje Beschikbare sjablonen klik je op Mijn sjablonen.

     
  3. In het dialoogvenster Nieuw selecteer je het gewenste toegankelijk sjabloon.
  4. Klik op OK.
  5. Er zal een nieuw document geopend worden op basis van het gekozen sjabloon. Als het gekozen sjabloon voldeed aan de toegankelijkheidstechnieken, dan zal uw nieuw leeg document toegankelijk zijn. Maar wanneer je nadien inhoud (zoals tekst, afbeeldingen, diagrammen) toevoegt aan dat document, dan is het aan jou als redacteur om hierbij steeds de toegankelijkheidstechnieken te respecteren.

Techniek 2: Geef de taal van het document op

Opgelet Op het ogenblik van deze test September 2010 is het niet mogelijk om de taal aan te duiden voor geselecteerde cellen binnen Excel 2010.

Om het voor hulpmiddelen (zoals schermuitleesprogramma's) mogelijk te maken een document accuraat weer te geven, is het belangrijk om de natuurlijke taal van het document te definiëren. Ook als de taal van slechts één paragraaf of tekstfragment afwijkt van de taal van de rest van het document, is het nodig om deze taalwijziging aan te geven. Op deze manier weet het schermuitleesprogramma dat het de taal van de spraaksynthese moet aanpassen.

Wijzig de standaardtaal voor Excel

  1. Open het lint Bestand en klik op de optie Opties in het linker paneel.
  2. Klik op de optie Taal in het linker paneel van het dialoogvenster Opties voor Excel.
  3. Onder het kopje Bewerkingstalen kiezen, selecteer je de taal die je wil toekennen aan je document.
    Belangrijk: als jouw taal niet in de lijst staat, kan je die toevoegen door ze in het menu Extra bewerkingstaal toevoegen te selecteren en op de knop Toevoegen te klikken.
  4. Klik op de knop Als standaard instellen.
  5. Sluit alle Office 2010 toepassingen en open ze opnieuw om de gewijzigde instellingen toe te passen.

Techniek 3: Voorzie tekstalternatieven bij afbeeldingen en grafische objecten

Als je afbeeldingen of andere grafische objecten (zoals diagrammen, kaarten, grafieken) in een document gebruikt, dan is het belangrijk dat de informatie die je met de afbeelding wil overbrengen, ook beschikbaar is voor wie de afbeelding niet kan zien. Dit doe je door een beknopt tekstalternatief toe te voegen aan elke afbeelding. Ook de grafische elementen die je in Excel creëert met functies zoals 'SmartArt', 'AutoVorm', 'WordArt',' moet je van zo'n tekstalternatief voorzien.

Als de afbeelding te complex is (te veel inhoudelijke informatie omvat) voor een beknopte omschrijving (een stratenplan, een organigram), dan voorzie je naast het beknopt tekstalternatief ook een uitvoerige beschrijvende tekst.

Vermijd tot slot het gebruik van de functie 'Tekstvakken' want deze worden niet door hulpmiddelen uitgelezen.

Tips bij het schrijven van een beknopt tekstalternatief

Tips bij het schrijven van een uitvoerige beschrijvende tekst

Bij wijze van alternatief kan je alles ook omkeren. Je kan alle informatie die de afbeeldingen bieden, gewoon verwerken in de tekst van het document. Zo krijgen de afbeeldingen een louter illustratief karakter en mist de lezer niets wanneer hij/zij het document leest. Je hoeft dan strikt gezien geen tekstalternatieven te voorzien. Toch blijft ook dan het toevoegen van een tekstalternatief een 'good practice'.

Een tekstalternatief toevoegen aan een afbeelding of grafisch object

  1. Geef een rechtermuisklik* op de afbeelding of het grafisch object.
  2. Klik op Afbeelding opmaken
  3. Klik op Alternatieve Tekst in het linker paneel van het dialoogvenster Afbeelding opmaken.
  4. In het veld Titel vul je het beknopt tekstalternatief in.

    Als er ook een uitvoerige beschrijvende tekst nodig is (bijvoorbeeld bij een diagram of grafiek), dan typ je die in het veld Beschrijving (maar ook dan blijft een titel noodzakelijk).

Opgelet Op het ogenblik van de test [30 september 2010] worden, na een export vanuit Excel 2010 naar een HTML-bestand, de Titel en de Beschrijving samengevoegd tot één enkel HTML attribuut.

Opgelet Als je een zeer kleine afbeelding invoegt, of je verkleint een afbeelding naar een zeer klein formaat, dan zal Excel 2010 deze afbeelding automatisch als een grafisch opsomminsteken voor een opsommingslijst beschouwen. Voor dergelijke kleine afbeeldingen vervalt de mogelijkheid om een tekstalternatief op te geven. Om van een grafisch opsommingsteken terug een gewone afbeelding te maken, gebruik je de functie ongedaan maken. Nadien kan je de afbeelding gewoon van een tekstalternatief voorzien op de hierboven beschreven werkwijze.

Techniek 4: Gebruik stijlen voor cellen

Wanneer je inhoud begint toe te voegen zal je je blad moeten structureren om het voor de lezer gemakkelijk leesbaar, navigeerbaar te maken. Het aanbrengen van structuur zorgt er ook voor dat voor hulpmiddelen zoals een schermuitleesprogramma de informatie toegankelijk wordt. Eén van de eenvoudigste manieren om dit te doen is er voor zorgen dat je cellen een opmaak hebben.

4.1 Gebruik bestaande stijlen

Je zou gebruik moeten maken van de bestaande stijlen binnen Excel 2010 (Koppen, Resultaten,...) voor je je eigen stijlen aanmaakt.

De bestaande stijlen zorgen ervoor dat de lezers beter begrijpen waarom iets een bepaalde opmaak kreeg, wat vooral handig is wanneer er verschillende redenen zijn voor eenzelfde opmaak. Zo is het bijvoorbeeld gebruikelijk om schuingedrukte letters te gebruiken voor beklemtoonde tekst, Latijnse termen en soortnamen. Aan de toegepaste stijl kan je in zo'n geval herkennen om welk van de drie gevallen het gaat. Nog belangrijker is echter dat de gebruiker van een schermuitleesprogramma de stijlen kan opvragen en zo meer inzicht krijgt in de structuur van het document.

Hoe je op een toegankelijke wijze de visuele vormgeving van een stijl bepaalt (als je zelf stijlen gaat aanmaken), lees je in Techniek 9.

Belangrijk: De meeste office-toepassingen bieden een gelijkaardige manier aan om met stijlen te werken, maar de stijlnamen kunnen verschillen van product tot product.

Koppen en resultaat cellen met een opmaak zorgen voor orde in het blad en maken een efficiënte navigatie mogelijk. Je kan bijvoorbeeld rij en kolom koppen opmaken door de "Koppen" stijl te gebruiken om zo vette, vergrootte en schuingedrukte tekst (onder andere) in één keer toe te passen. Je kan bijvoorbeeld ook de resultatencellen opmaken zodat ze er vetgedrukt en onderlijnd worden om zo extra zichtbaarheid te creëeren ten opzichte van de rest van de gegevens.

Een cel opmaken met bestaande stijlen

  1. Selecteer het tekstfragment waaraan je een stijl wil toekennen. Je kan ook de kolom of rij-indicator selecteren als je het bereik van de stijl daarnaar wilt uitbreiden
  2. Open het lint Start.
  3. In de sectie Stijlen klik je op het Celstijlen icoon.
  4. Selecteer de gewenste stijl van het dropdownmenu.
    Belangrijk: Het lint is te compact om veel stijlen te tonen. Je kan door het lijstje met stijlen scrollen met behulp van de kleine pijltjesknoppen aan de rechterzijde van de stijlen. Je kan ook de opmaak van een stijl wijzigen met de knop Stijl wijzigen.

Stijlen toepassen vanuit het lint 'Start'

Bestaande stijlen wijzigen

  1. Open het lint Start.
  2. In de sectie Stijlen klik je op het Celstijlen icoon.
  3. In de sectie Stijlen geef je een rechter muisklik* op de stijl die je wil wijzigen.
  4. Klik op Wijzigen.
  5. In het dialoogvenster Stijl wijzigen, voer je de nodige wijzigingen door die je aan de stijl wil doorvoeren.
    Belangrijk: met de knop Opmaak krijg je toegang tot zowat alle gangbare dialoogvensters met opmaakfuncties.
  6. Klik op OK.

4.2 Andere cel eigenschappen

Zorg ervoor dat de cellen een opmaak hebben die je inhoud inclusief nummer en tekst attributen voorstelt

Opmaak van celeigenschappen

  1. Selecteer de cel.
  2. Open het lint Start.
  3. Maak aanpassen in de relevante onderdelen zoals Lettertype en Getal.
    Belangrijk : Probeer het samenvoegen van cellen te voorkomen omdat dit het navigeren door het blad voor gebruikers van bijvoorbeeld schermuitleesprogramma's of toetsenbordgebruikers bemoeilijkt.

Techniek 5: Gebruik cel referenties

5.1 Gedefinieerde namen

De verschillende data bereiken benoemen maakt je werkblad gemakkelijker te navigeren. Het maakt het zoeken naar specifieke informatie zoeken ook veel eenvoudiger. Met de sneltoets Ctrl+G ga je naar een dialoogvenster met al de gedefinieerde namen opgelijst om zo snel te kunnen navigeren, je selecteert de naam en klikt OK waarna je naar die locatie wordt gebracht.

Door een betekenisvolle naam te geven aan een data bereik verbeter je de leesbaarheid van je document. Er kan naar deze gedefinieerde bereiken worden gerefereerd in meerdere locaties van je document en binnen berekeningen en vergelijkingen.

Hoe een naam definiëren

  1. Selecteer de cellen die je wil benoemen
  2. Ga naar Formules
  3. Selecteer Naam bepalen in de sectie Gedefinieerde namen
  4. Vul de naam in in het invulveld bij Naam
  5. Selecteer het bereik waarbinnnen naar de naam kan gerefereerd worden in de Bereik dropdownlijst
  6. Klik op OK

Techniek 6: Maak toegankelijke grafieken

Grafieken kan je gebruiken om gegevens begrijpelijker voor te stellen. Het is echter van groot belang dat gegevens die de grafiek bevatten, toegankelijk zijn voor alle lezers van het document. Alle basis toegankelijkheidsinspanningen die je voor de rest van je document doet, moet je ook toepassen op je grafieken en de gegevens in die grafieken. Gebruik bijvoorbeeld vorm en kleur in plaats van kleur alleen om informatie over te brengen. Bovendien moet je nog een paar extra stappen zetten, die garanderen dat de inhoud van een grafiek correct gelabeld wordt. Dergelijke labels geven de gebruiker referentiepunten die hem helpen om de info in de grafiek correct te interpreteren.

Een grafiek aanmaken

  1. Selecteer de gegevens waarin je een grafiek wilt aan toevoegen.
  2. Open het lint Invoegen.
  3. In de sectie Grafieken, selecteer je het gewenste type grafiek.
  4. Selecteer een Grafiek type uit de Grafiek Gallerij in het dropdown-menu

Titels en labels toevoegen aan een grafiek

  1. Selecteer de grafiek.
  2. In het lint Hulpmiddelen voor grafieken, klik je op het submenu Indeling.
  3. In de sectie Labels, klik je op het soort titel of label dat je wil toevoegen: Grafiektitel, Astitels, Gegevenslabels.

Een voorgedefinieerde grafiekstijl toepassen

  1. In het lint Hulpmiddelen voor grafieken, klik je op het submenu Ontwerpen.
  2. In de sectie Grafiekstijlen, kies je een voorgedefinieerde Grafiekstijl uit het galerijmenu.

Het diagramtype wijzigen naar een ander voorgedefinieerd type

  1. In het lint Hulpmiddelen voor grafieken, klik je op het submenu Ontwerpen.
  2. In de sectie Type, klik je op de knop Ander grafiektype.
  3. In het dialoogvenster Grafiektype wijzigen selecteer je het gewenste grafiektype in het linker paneel en vervolgens klik je op de gewenste grafiekopmaak in het rechter paneel.
  4. Klik op de knop OK.
    Een nieuwe grafiekopmaak wordt toegepast op de gegevens uit de originele grafiek.

Tekstalternatief toepassen op een grafiek

  1. Rechtermuisklik* op de grafiek. Let er op dat je de hele grafiek aanklikt en niet een element in de grafiek. Je kan alle losse elementen voorzien van beschrijvingen maar we raden dit af.
  2. Selecteer Alternatieve Tekst in het dialoogvenster Grafiekgebied opmaken.
  3. Vul een Titel in in het Titel veld.
  4. Vul een langere beschrijving van de inhoud van de grafiek in het veld Beschrijving.
  5. Klik op Sluiten.

Nog een paar bedenkingen bij grafieken

Als je lijndiagrammen maakt, gebruik dan de opmaaktools om verschillende types van stippellijnen te creëren. Hierdoor maak je het lijndiagram makkelijker interpreteerbaar voor mensen met kleurenblindheid.
Als je staafdiagrammen maakt, gebruik dan bitmappatronen voor het opvullen van vormen. Dit doe je als volgt: ga naar het lint Hulpmiddelen voor grafieken en klik je op het submenu Opmaak. In de sectie Vormstijlen klik je het menu Opvullen van vorm open en daar vind je Bitmappatroon. Door deze functie te gebruiken maak je het staafdiagram makkelijker interpreteerbaar voor mensen met kleurenblindheid.
Wijzig de standaardkleuren voor diagrammen zoveel mogelijk in kleurpaletten met goede contrasten of paletten met grijswaarden.
Wijzig voorgedefinieerde kleurenpaletten zo nodig met het oog op betere contrasten (zie ook Techniek 9.2).

Grafieken selecteren via het toetsenbord

Je kan grafieken selectere via het selectie paneel

Je doet dit aan de hand van de volgende toetsaanslagen : Alt+R, R 2, L

  1. Druk Alt+R in en laat de toetsen los
  2. Druk R 2 in
  3. Druk L in

Dit is een toggle instructie, dus als het selectiepaneel reeds zichtbaar is zal het na dit weer verdwijnen. Als het paneel actief is zal automatisch het eerste object (grafiek of vorm) geselecteerd zijn. Je kan het selecteren door op Enter te drukken of met Tab naar andere opties gaan of navigeren met de pijltjestoetsen.

Techniek 7: Voorzie structuur in tabellen

Excel 2010 heeft een "Tabel invoegen" functie maar dit werkt volgens het principe van cel opmaak. Dit is dus geen structurele eigenschap zoals in Word 2010 en PowerPoint 2010.

Techniek 8: Gebruik andere structurerende mogelijkheden

Opmaak van cellen is de meest gebruikelijke manier van documenten structureren, andere mogelijkheden kunnen gebruikt worden :

8.1 Document titel

Als een document bedoeld is voor omzetting naar een HTML-document (webpagina), dan moet het een betekenisvolle, beschrijvende titel krijgen. Een betekenisvol gekozen documenttitel kan bovendien voor de ervaren hulpmiddelengebruiker een nuttig navigatie-instrument vormen.
De titel voor een document opgeven

  1. Open het lint Bestand.
  2. Klik op de optie Info in het linker paneel.
  3. In het rechter paneel, klik je in het tekstveld Titel.
  4. Type een Titel in.
    Belangrijk: De titel die je hier opgeeft is niet hetzelfde als de naam waaronder je het document bewaart. Het staat ook los van de sjabloonnaam (zie ook Techniek 1) waarop je document eventueel gebaseerd is.

8.2 Vermijd "zwevende" objecten

Vermijd het plaatsen van "vormen" in het document om een rand of diagram te maken. Gebruik hiervoor de opmaakmogelijkheden en breng volledige grafische objecten in.

Techniek 9: Maak de inhoud beter zichtbaar

9.1 Vormgeving van tekst

Bij het vormgeven van tekst (en zeker als die tekst afgedrukt moet worden), tracht je:

Opgelet Maar kunnen gebruikers dan niet gewoon inzoomen? Office toepassingen bieden meestal toegankelijkheidsfaciliteiten (zoals de mogelijkheid om in te zoomen of contrastverhogende ondersteuning) voor de gebruiker. Meer zelfs, de meeste slechtzienden gebruiken speciaal voor hen ontworpen vergrotingsprogramma's.
Maar omdat veel documenten bedoeld zijn om af te drukken, waarbij deze toegankelijkheidsfaciliteiten wegvallen, is het aanbevolen om toch rekening te houden met een goede tekengrootte, goede contrasten,'

De tekengrootte wijzigen in een bestaande stijl

  1. Open het lint Start.
  2. Geef, in de sectie Stijlen, een rechtermuisklik* op de stijl die je wil wijzigen.
  3. Klik op Wijzigen
  4. In het dialoogvenster Stijl wijzigen kies je in de sectie Opmaak een lettertype en lettergrootte. Je kan hier ook een aantal andere vormgevingskenmerken bijstellen, zoals de uitlijning van tekstregels, de regelspatiëring

    Belangrijk: Met de knop Opmaak krijg je toegang tot alle mogelijke instellingen voor vormgeving van tekst, alinea's, tabulaties, randen,...
  5. Klik op OK.

9.2 Gebruik goede contrasten

De visuele presentatie van tekst en tekstafbeeldingen moeten een contrastratio van ten minste 4.5:1 hebben. Met de volgende voorbeelden van telkens verschillend gekleurde tekst op een witte achtergrond, proberen we een idee te geven van goede en slechte contrastratio’s:

Gebruik ook steeds een egaal gekleurde achtergrond en dus geen achtergrond met een patroon of geen afbeelding of foto als achtergrond.

Om na te gaan of de kleuren die je in een document gebruikt, voldoende contrasterend zijn, kan je online contrast checkers gebruiken, zoals:

9.3 Vermijd het gebruik van alleen kleur

Alleen kleuren gebruiken om op een visuele manier informatie over te brengen, een actie aan te geven of een object visueel te onderscheiden, is uit den boze. Mensen met een verminderde kleurperceptie mislopen daardoor immers informatie.
Als je wil contoleren of er in je document toch kleur gebruikt wordt om betekenisvolle informatie over te brengen, kan je daarvoor een schermafbeelding maken van je document en dit checken door toepassing van een online tool, die je schermafbeelding omzet naar grijswaarden. Een mogelijke tool hiervoor is:

9.4 Baseer je niet enkel op zintuiglijke waarneming om inhoud te begrijpen

Als je in je tekst instructies geeft die helpen om het document te begrijpen en gebruiken, dan mogen die niet enkel steunen op zintuiglijke kenmerken, zoals kleuren of vormen. Twee voorbeelden om dit te verduidelijken:

9.5 Vermijd tekstafbeeldingen

Overweeg eerst of het mogelijk is om tekst als 'echte tekst' in je document op te nemen, alvorens een grafisch element te gebruiken om die tekst weer te geven (bijvoorbeeld om zeker te zijn van een bepaalde lettertype/kleurcombinatie). Als dat niet mogelijk is (bijvoorbeeld voor tekst in een logo waaraan je niets mag wijzigen, zorg dan zeker voor een correct gedefinieerd tekstalternatief (zie ook Techniek 3).

Techniek 10: Maak de inhoud makkelijker te begrijpen

10.1 Gebruik 'klare taal'

Door de nodige aandacht en zorg te besteden aan een consistente vormgeving, zal het document beter toegankelijk, vlotter navigeerbaar en makkelijker interpreteerbaar zijn voor alle gebruikers:

In Vlaanderen kunnen we twee bronnen aanbevelen die uitvoerig uitleggen hoe je 'klare taal' gebruikt:

KHK Klaar voor Taal: www.klaartje.eu
Wablieft: www.wablieft.be

10.2 Koppel hyperlinks steeds aan een betekenisvol tekstfragment

Hyperlinks kunnen een zeer krachtig navigatie-instrument bieden, als ze de gebruiker een goed beeld geven waarnaar ze verwijzen. Zo niet, dan vormen hyperlinks eerder hindernissen die slechts met vallen en opstaan kunnen worden genomen.

Om zeker te zijn dat de lezer van jouw document het doel van een hyperlink begrijpt, zorg je ervoor dat de linktekst betekenisvol is, als je die buiten de context van het document zou lezen. Het is bijvoorbeeld niet goed om 'Meer informatie' als linktekst te gebruiken in de zin: 'Meer informatie over de trein- en busregelingen vindt u hier'. Je kan de link dan beter koppelen aan de tekst 'trein- en busregelingen'.

Om ook het webadres van een link duidelijk te maken wanneer het document wordt afgedrukt, kan je het URL tussen haakjes bij de hyperlink typen.

Een hyperlink toevoegen, gekoppeld aan een betekenisvolle linktekst

  1. Typ (of plak) een webadres in uw document en druk op de spatiebalk of op Enter om automatisch een hyperlink van de tekst te maken.
  2. Als je manueel een link wil toekennen aan een tekstfragment, selecteer dan die tekst en geef er een rechter muisklik* op.
  3. Klik op Hyperlink (Ctrl + K).
  4. In het linker paneel van het dialoogvenster Hyperlink invoegen kies je waar je wil naartoe linken (een webpagina, een plaats in je document, een ander document of een e-mailadres). Daarna geef je de details van de link op in het rechtergedeelte van dit dialoogvenster.

Techniek 11: De toegankelijkheid checken

Als je de toegankelijkheid van jouw document of sjabloon (zie ook Techniek 1) wil controleren, dan biedt Excel 2010 daarvoor de functie 'Toegankelijkheid controleren' aan. Deze licht het document door op basis van een set toegankelijkheidsrichtlijnen en brengt problemen aan het licht die een hulpmiddelengebruiker zouden kunnen hinderen.

De functie 'Toegankelijkheid controleren' kent volgende beoordelingen

Meer info over de functie Toegankelijkheid controleren en het rapport dat deze functie genereert, vind je in de helpfunctie van Excel 2010. Zoek in de hulpfunctie op 'toegankelijkheid controleren' in het zoekveld van de helpfunctie.

De functie 'Toegankelijkheid controleren' gebruiken

  1. Open het lint Bestand.
  2. Klik op Info in het rechter paneel.
  3. Onder het kopje Voorbereiden voor delen krijg je al een eerste indicatie van eventuele toegankelijkheidsproblemen in je document.
  4. Om de toegankelijkheid volledig te controleren klik je op de knop Controleren op problemen en vervolgens op Toegankelijkheid controleren.
  5. Vervolgens krijg je, in het venster Toegankelijkheidscontrole, de resultaten met melding van de eventuele toegankelijkheidsproblemen.
  6. Als je in de opmerkingenlijst een bepaald probleem selecteert, dan krijg je onderaan, in het venster Aanvullende gegevens, de nodige uitleg over het probleem en tips over hoe je het probleem kan wegwerken.
  7. Venster 'Toegankelijkheidscontrole' dat de resultaten toont van de Excel toegankelijkheidschecker en dat tips geeft hoe je elk van de voorkomende toegankelijkheidsproblemen kan oplossen.
  8. Los op deze manier alle problemen één voor één op.

Om een beeld te krijgen over de toegankelijkheid van je document of sjabloon (zie ook Techniek 1), kan je ook overwegen om het document te exporteren naar een HTML- of PDF-document en dat alternatief formaat te testen op toegankelijkheid, zoals hieronder beschreven.

De toegankelijkheid van HTML (laten) checken

Een andere optie bestaat erin je document in het HTML-formaat te bewaren (zie ook Techniek 12) en één van de online beschikbare checkers voor webtoegankelijkheid te gebruiken, zoals:

Je kan desgewenst je HTML-document ook laten screenen op toegankelijkheid door AnySurfer.

De toegankelijkheid van PDF checken

Je kan, na export naar een 'tagged' PDF-versie (zie ook Techniek 12), ook een controle laten uitvoeren op die PDF. Er zijn twee tools beschikbaar om op PDF-toegankelijkheid te testen:

Opgelet Het testen van een geëxporteerd PDF-document zal doorgaans een minder accuraat resultaat opleveren dan een controle op het originele Excel-document.

De toegankelijkheid van PDF checken met Adobe Acrobat Professional

  1. Kies de menu-optie: Geavanceerd > Toegang > Volledige Controle
  2. In het dialoogvenster Volledige Toegankelijkheidscontrole vink je alle Opties voor controle aan.
  3. Klik op de knop Controle starten.
  4. Dit resulteert in een gedetailleerd rapport met de resultaten van de toegankelijkheidstest.

Techniek 12: Toegankelijkheidsfaciliteiten bij bewaren/exporteren naar andere formaten

Soms zijn extra stappen nodig om te verzekeren dat de toegankelijkheidsinspanningen behouden blijven bij het exporteren naar een andere dan het Excel bestandsformaat.

PDF

Opgelet Niet elk PDF-document is toegankelijk. Toegankelijke PDF-documenten worden ook wel eens 'tagged' PDF-documenten genoemd, omdat ze zogenaamde 'tags' bevatten, die het document de nodige structuur meegeven om vlot toegankelijk te zijn. Onderstaand stappenplan kan je gebruiken om je te PDF-document te beoordelen op toegankelijkheid (zie ook Techniek 11).

  1. Open het lint Bestand.
  2. Klik op Opslaan als.
  3. In het veld Bestandsnaam type je een naam voor het bestand.
  4. Kies in het uitklapmenu Opslaan als voor PDF of XPS-document.
  5. Klik op de knop Opties.
  6. In het dialoogvenster Opties zorg je ervoor dat het aankruisvakje Labels voor documentstructuur voor toegankelijkheid onder het kopje Inclusief niet-afdrukbare informatie aangevinkt staat.
  7. Klik achtereenvolgens op de knoppen OK en Opslaan.

HTML

  1. Open het lint Bestand.
  2. Klik op Opslaan als.
  3. In het veld Bestandsnaam type je een naam voor het bestand.
  4. Kies Webpagina in het uitklapmenu Opslaan als.
  5. Geef een betekenisvolle paginatitel op in het veld Paginatitel.
  6. Klik op Opslaan.
  7. Controleer op toegankelijkheid (zie ook Techniek 11).

Een HTML-bestand opschonen

Belangrijk: het is natuurlijk perfect mogelijk om een HTML-editor naar keuze te gebruiken om de HTML-code op te schonen.

Techniek 13: Overweeg toegankelijkheidsondersteunende toepassingen of plug-ins

Opgelet: Deze lijst met toepassingen en plug-ins is puur informatief en dus niet als aanbeveling bedoeld. We garanderen ook niet dat deze producten positieve resultaten opleveren. De lijst heeft ook niet de pretentie exhaustief te zijn.

Volgende toegankelijkheids-gerelateerde plug-ins vonden we voor Excel 2010:

Hulp bij een toegankelijk gebruik

Meer informatie over de toegankelijkheidsfaciliteiten die Excel 2010 biedt om beter bruikbaar te zijn voor gebruikers met een beperking, vind je in de hulpfunctie van Excel:

  1.     Open het lint Bestand.
  2.     Klik op Help in het rechter paneel.
  3.     In de sectie Ondersteuning klik je op het Help pictogram.
  4.     In het Venster Help voor Excel zoek je op de zoekterm 'Toegankelijkheid'.

Gedrukte documenten

Deze publicatie somt de technieken op voor het maken van toegankelijke digitale documenten. De toepassing van deze technieken beoogt een vlotte digitale toegankelijkheid van het document. Sommige van deze technieken bevorderen tevens de leesbaarheid wanneer het document wordt afgedrukt. Specifiek voor gedrukte document bestaan er een aantal bijkomende richtlijnen (uitlijning van tekst, gebruik van kolommen, papiersoort). Neem die zeker door als je Exceldocument bedoeld is om af te drukken.
Meer info:
http://www.rnib.org.uk/professionals/accessibleinformation/text/Pages/text.aspx

Referenties en Bronnen

  1. Microsoft Excel 2010 Help
  2. GAWDS Writing Better Alt Text

Dankwoord

Dit document werd geproduceerd binnen het Accessible Digital Office Document (ADOD) Project.

Dit project is een initiatief van Inclusive Design Research Centre, OCAD University, dat deel uitmaakt van een EnAbling Change Partnership project met Government of Ontario en UNESCO (United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization).
Logo's UNESCO-United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization, the Government of Ontario and the Inclusive Design Research Centre (OCAD University)

Verantwoording

Originele titel van dit document: 'Authoring Techniques for Accessible Office Documents:
Microsoft Excel 2010. Dit document is origineel gepubliceerd in het Engels in 2011 door het 'Inclusive Design Research Centre' (IDRC), met de steun van de Communication and Information Sector van UNESCO.
De gebruikte benamingen en de presentatie van het materiaal in deze publicatie drukken geenszins een opinie van de UNESO uit, aangaande de rechtspositie van een land, grondgebied of stad of van zijn autoriteiten op het vlak van de afbakening van grenzen.
De auteur is verantwoordelijk voor de keuze en presentatie van de inhoudelijke topics en opinies in dit document, die niet noodzakelijk de opinie van UNESCO is.
De Nederlandse versie van deze publicatie werd gerealiseerd onder de verantwoordelijkheid van het AnySurfer-project van Blindenzorg Licht en Liefde vzw. Blindenzorg Licht en Liefde is volledig verantwoordelijk voor de kwaliteit van de vertaling naar het Nederlands. Hoewel we deze vertaling met grote zorg hebben uitgevoerd, kunnen we eventuele vertaalfouten niet uitsluiten. Mocht u toch fouten vinden in dit document, dan kan u dit steeds melden via het contactformulier van AnySurfer
logo anysurfer Logo Blindenzorg Licht en Liefde vzw

Copyright 2011 Inclusive Design Research Centre, OCAD University

Deze publicatie mag in gedrukte of elektronische vorm gereproduceerd en verspreid worden op voorwaarde dat:
(a) de reproductie gratis aangeboden wordt; en
(b) de in reproductie de sectie "Versie" behouden blijft; en
(c) de in reproductie de sectie "Dankwoord" behouden blijft; en
(d) de reproductie deze copyright vermelding ongewijzigd overneemt.

Copyright 2011 Inclusive Design Research Centre, OCAD University

This material may be reproduced and distributed in print or electronic format only as long as:
(a) the reproduction is offered at no cost to the recipients; and
(b) the reproduction must preserve the "Version" section; and
(c) the reproduction must preserve the "Acknowledgments" section; and
(d) the reproduction must preserve this copyright notice.